Cartella del paziente digitale: cosa conservare e per quanto

Che cosa deve contenere la cartella del paziente?

Ciò che documenta la presa in carico e le cure: anagrafica, consensi, valutazione, piano, diario delle sedute ed esiti. Nulla di più del necessario.

Il principio di minimizzazione (art. 5 GDPR) vale anche qui: si raccolgono e conservano i dati pertinenti e limitati a quanto serve. Una cartella ben fatta racconta il percorso del paziente senza accumulare materiale superfluo.

• Anagrafica e contatti, con l'informativa privacy consegnata.
• Consenso informato al trattamento terapeutico e, se serve, i consensi privacy per finalità diverse dalla cura.
• Anamnesi, screening dei segnali d'allarme e referti o prescrizioni portati dal paziente.
• Valutazione iniziale: sintomi, esame obiettivo, range di movimento, scale e test con data e punteggio.
• Diagnosi funzionale, obiettivi e piano terapeutico.
• Diario delle sedute (per esempio in formato SOAP) e riesami periodici degli esiti.
• Esercizi consegnati per il domicilio e comunicazioni rilevanti con il paziente o con altri curanti.

Per quanto tempo si conserva?

Per lo studio privato la legge non fissa un termine unico: si sceglie un periodo proporzionato, di solito legato ai termini di prescrizione, e lo si indica nell'informativa.

Il GDPR (art. 5, lett. e) impone di non conservare i dati più a lungo del necessario, ma non dice quanto. Le cartelle cliniche delle strutture sanitarie hanno regole proprie, che prevedono la conservazione illimitata; uno studio privato di fisioterapia non è automaticamente nella stessa situazione e conviene verificare con il proprio ordine, l'associazione di categoria o il consulente.

In mancanza di un termine specifico, molti professionisti guardano alla difesa in un eventuale contenzioso. L'azione di responsabilità contrattuale si prescrive in dieci anni (art. 2946 c.c.), quella extracontrattuale in cinque (art. 2947 c.c.): se hai un rapporto diretto con il paziente, dieci anni dalla fine del trattamento è una scelta prudente e motivabile. Per i minori la prescrizione resta sospesa fino alla maggiore età (art. 2942 c.c.), quindi il conteggio parte più tardi.

Le fatture e le scritture contabili seguono regole diverse, di regola dieci anni (art. 2220 c.c.), e vanno tenute separate dalla cartella clinica.

La cartella può essere solo digitale?

Sì, il digitale è ammesso. Servono integrità, accessi controllati, tracciabilità e copie di sicurezza; il valore probatorio dipende da firma e conservazione, da valutare con un consulente.

Un documento informatico segue il Codice dell'amministrazione digitale. Una scheda salvata in un gestionale è un documento valido, ma il suo valore in giudizio dipende dalla possibilità di dimostrare che non è stata alterata e da quando è stata formata. Firma digitale, marca temporale e conservazione a norma rafforzano la prova; non sono obbligatorie per ogni documento di uno studio privato.

Gestioo non è un servizio di conservazione a norma: archivia e organizza i documenti sul tuo Nextcloud, ma non li conserva con valore legale. Se ti serve quel livello, affiancagli un conservatore accreditato.

Come si organizza una cartella digitale ordinata?

Una cartella per paziente, nomi dei file coerenti, accessi per ruolo, una sola copia di riferimento e un backup verificato.

Poche regole evitano la maggior parte dei problemi:

• Una cartella per paziente, con sottocartelle per valutazione, referti, esercizi e consensi.
• Nomi dei file con data e tipo (per esempio «2026-10-04 valutazione iniziale»), senza dati inutili nel nome.
• Una sola copia di riferimento: niente versioni sul desktop, in chiavette o in chat.
• Accesso solo a chi cura quel paziente, con la condivisione delle schede decisa caso per caso.
• Stato della cartella (aperta o chiusa) e data di chiusura, che serve per calcolare la scadenza di conservazione.
• Copie di sicurezza che si sappiano davvero ripristinare.

Come si cancella quando il termine è scaduto?

Con una procedura scritta: elenco delle cartelle scadute, cancellazione anche dalle copie, annotazione dell'avvenuta cancellazione. Il cestino non è la cancellazione definitiva.

Allo scadere del periodo scelto la cartella va eliminata o resa anonima, a meno che un obbligo di legge o una controversia in corso ne richieda la conservazione (art. 17, par. 3). Conviene rivedere l'elenco una volta l'anno e annotare data e responsabile di ogni cancellazione.

Un paziente può chiedere la cancellazione prima della scadenza: lo studio può rifiutare, motivando, se deve conservare la documentazione per un obbligo o per difendersi. Rispondi entro un mese, in ogni caso.

Che cosa fa Gestioo per la cartella e che cosa resta allo studio?

Gestioo salva la scheda in automatico, tiene il diario delle sedute e archivia il PDF nella cartella del paziente su Nextcloud; i termini di conservazione li decide e li applica lo studio.

La scheda di valutazione si salva mentre la compili, i campi sanitari sono cifrati dal server, il diario delle sedute resta legato al paziente e il PDF della scheda finisce nella sua cartella su Nextcloud, insieme a referti e altri documenti. Ciò che elimini va nel cestino per 30 giorni e il registro delle attività traccia le operazioni sensibili.

Gestioo non applica automaticamente un termine di conservazione per paziente e non cancella da solo le cartelle scadute: il periodo, l'elenco e la cancellazione definitiva restano responsabilità del titolare. Le informative di Gestioo sono ora in bozza, in attesa di validazione legale.