Guida

Guida Gestioo per gli avvocati

Come si usa Gestioo, passo per passo, con parole semplici.

In breve

Gestioo è il programma per il tuo studio legale. Clienti, pratiche, documenti, email e scadenze stanno tutti in un posto solo.

6 vantaggi

Risparmi tempo. Cerchi meno e scrivi meno.
Tutto in un posto. Clienti, pratiche, documenti ed email vanno insieme.
Scadenze sotto controllo. Ti avvisiamo prima che il termine arrivi.
Sicurezza e backup in UE. I tuoi dati restano in Europa, con copie di sicurezza.
PEC in ordine. Ogni PEC va alla pratica giusta.
Parcella veloce. Dal tempo registrato alla bozza di parcella.

Le funzioni principali

Clienti. L'anagrafica di ogni persona e società.
Pratiche. Cause, udienze, spese e documenti di ogni caso.
Documenti. Cartelle ordinate, da condividere con un clic.
Email e PEC. La posta dello studio, collegata alle pratiche.
Agenda e scadenze. Appuntamenti, udienze e calcolo dei termini.
Parcella. Tempo, tariffe e bozza pronta.
Team. Soci, ruoli e permessi.
Sicurezza. Doppia verifica, cestino e copie di sicurezza.

Inizia in 3 passi

Apri Menu → Impostazioni → Studio e scrivi i dati dello studio.
Apri Menu → Clienti → Nuovo Cliente e aggiungi il primo cliente.
Apri Menu → Studio Legale → Pratiche → Nuova Pratica e crea la prima pratica.

Guida online e assistenza. Se ti serve aiuto scrivi a postmaster@gestioo.it.

1. Clienti

A cosa serve. Qui tieni i dati di ogni cliente. In una sola pagina vedi pratiche, documenti, email e fatture di una persona.

Come fare.

Clicca Nuovo Cliente 1.
Nella finestra scegli Persona Fisica o Società.
Scrivi nome, cognome e Codice Fiscale.
Clicca Aggiungi Cliente.
Hai già un elenco? Clicca Importa anagrafiche 2. Per trovare un cliente usa la ricerca 3.

Dove lo trovi. Menu → Clienti

Consiglio. Scrivi sempre l'email del cliente. Poi puoi collegare le sue email alle sue pratiche.

Nella finestra scegli Persona Fisica 1, scrivi il Nome 2 e il Codice Fiscale 3. Poi clicca Aggiungi Cliente 4.

2. Pratiche

A cosa serve. Ogni pratica raccoglie tutto su un caso. Ci trovi documenti, email, scadenze, spese e tempo di lavoro.

Come fare.

Clicca Nuova Pratica 1.
Scegli il Cliente.
Scrivi il Titolo e scegli la Materia.
Clicca Crea pratica.
Apri la pratica dall'elenco per usare le sue schede.

Dove lo trovi. Menu → Studio Legale → Pratiche

Consiglio. In alto trovi anche Udienze 2, Template 3 e Strumenti 4. Per registrare un'udienza usa Menu → Studio Legale → Udienze → Nuova Attività. I modelli di atti hanno Menu → Studio Legale → Template → Auto-compila da Cliente.

Scegli il Cliente 1, scrivi il Titolo 2 e scegli la Materia 3. Poi clicca Crea pratica 4.

Dentro la pratica usa Calcola termine 1. Nelle schede trovi Documenti 2, Email/PEC 3, Scadenze 4 e Tempo 5.

3. Documenti

A cosa serve. Qui metti i file dello studio. Li ordini in cartelle e li colleghi a un cliente.

Come fare.

Clicca Carica 1.
Scegli il file.
Scegli la Cartella di destinazione.
Scegli il Cliente (opzionale).
Clicca Carica Documento.

Dove lo trovi. Menu → Documenti

Consiglio. Per fare ordine crea una Cartella 2. Un file cancellato per errore si recupera dal Cestino 3.

Scegli la Cartella di destinazione 1 e il Cliente (opzionale) 2. Il file resta privato. Per mandarlo al cliente scegli Condividi con il cliente 3. Poi clicca Carica Documento 4.

4. Email e PEC

A cosa serve. Leggi e scrivi le email dello studio. Le PEC stanno in una pagina a parte e si collegano alle pratiche.

Come fare.

Collega la tua casella in Menu → Impostazioni → Integrazioni.
Apri la Posta in arrivo 1.
Per scrivere clicca Nuovo messaggio 2.
Per vedere solo la posta dei clienti scegli Da clienti 3.
Per le PEC apri Menu → PEC.

Dove lo trovi. Menu → Email e Menu → PEC

Consiglio. La voce PEC compare nel menu solo dopo aver aggiunto una casella PEC. Usa Menu → Impostazioni → Integrazioni → Aggiungi casella PEC.

Con Scrivi 2 mandi una nuova PEC. Le Pratiche proposte 1 ti dicono a quale pratica pensiamo vada una PEC.

5. Agenda e scadenze

A cosa serve. L'agenda ti mostra appuntamenti e udienze. Lo scadenzario ti ricorda i termini.

Come fare.

Clicca Nuovo 1.
Scrivi il titolo e scegli il cliente.
Per avvisare il cliente attiva Invia promemoria al cliente.
Clicca Crea evento.
Cambia vista con Mese 2 e ordina gli eventi con Gestisci categorie 3.

Dove lo trovi. Menu → Calendario e Menu → Scadenzario

Consiglio. Scegli quanti giorni prima vuoi il promemoria delle scadenze. Lo fai in Menu → Impostazioni → Notifiche.

Scrivi il titolo 1 e scegli il Cliente (opzionale) 2. Per avvisarlo attiva Invia promemoria al cliente 3. Poi clicca Crea evento 4.

Nello scadenzario usi Calcola termine 1 per i termini, Nuova Udienza 2 e Nuova Scadenza 3. Controlla sempre la data che ti propone il calcolo.

6. Parcella

A cosa serve. Registri il tempo di lavoro su una pratica. Poi crei la bozza di parcella.

Come fare.

Apri la pratica e la scheda Tempo.
Clicca Inserisci a mano 1 oppure Avvia timer 2.
Clicca Crea parcella 3.
Scegli come calcolare la parcella.
Clicca Crea bozza di parcella. La bozza resta in Menu → Fatture.

Dove lo trovi. Menu → Studio Legale → Pratiche e Menu → Fatture

Consiglio. Imposta le tariffe una volta sola in Menu → Timesheet → Tariffe. Poi ogni ora registrata ha già il suo prezzo.

Scegli A ore 1 oppure Parametri DM 55/2014 2. Poi clicca Crea bozza di parcella 3.

7. Team e permessi

A cosa serve. Invita i colleghi e decidi cosa possono fare. Ogni persona ha un ruolo.

Come fare.

Clicca Invita Socio 1.
Scrivi l'email del collega.
Scegli il ruolo.
Clicca Invia Invito.
Per un socio decidi se Può fatturare 2.

Dove lo trovi. Menu → Impostazioni → Team

Consiglio. I ruoli sono Proprietario, Amministratore, Socio e Visualizzatore. Il Visualizzatore può solo guardare.

Scrivi l'Email 1 e scegli il Ruolo 2. Poi clicca Invia Invito 3.

8. Sicurezza e privacy

A cosa serve. Proteggi i dati dei clienti. Questa pagina è solo per il proprietario dello studio.

Come fare.

Apri Menu → Impostazioni → Dati e privacy.
Per avere una copia dei dati clicca Esporta dati del team 1.
Per chiedere la doppia verifica a tutti attiva 2FA obbligatoria per tutti i membri del team 2.
Guarda chi è entrato in Ultimi accessi al team 3.
Per cambiare la password apri Menu → Impostazioni → Profilo → Cambia Password.

Dove lo trovi. Menu → Impostazioni → Dati e privacy

Consiglio. Non condividere mai la password. La doppia verifica protegge il tuo account anche se qualcuno la scopre.

Domande frequenti

Come faccio ad aggiungere un cliente? Apri Menu → Clienti e clicca Nuovo Cliente.
Come faccio a importare i clienti che ho già? Apri Menu → Clienti e clicca Importa anagrafiche.
Dove trovo tutte le pratiche? Apri Menu → Studio Legale → Pratiche.
Come faccio a creare una pratica? Clicca Nuova Pratica nella pagina delle pratiche.
Dove trovo i documenti di una pratica? Apri la pratica e scegli la scheda Documenti.
Come faccio a caricare un documento? Apri Menu → Documenti e clicca Carica.
Come faccio a dare un documento al cliente? Quando lo carichi scegli Condividi con il cliente.
Dove trovo un documento cancellato? Apri Menu → Documenti e clicca Cestino.
Come faccio a collegare la mia email? Apri Menu → Impostazioni → Integrazioni.
Dove trovo la posta dei miei clienti? Apri Menu → Email e scegli Da clienti.
Come faccio a mandare una PEC? Apri Menu → PEC e clicca Scrivi.
Perché non vedo la voce PEC nel menu? Non hai ancora una casella PEC. Aggiungila con Menu → Impostazioni → Integrazioni → Aggiungi casella PEC.
Come faccio a calcolare un termine? Clicca Calcola termine nello scadenzario o dentro la pratica.
Come faccio a registrare un'udienza? Apri Menu → Scadenzario e clicca Nuova Udienza.
Come faccio a ricevere un promemoria? Crea una Nuova Scadenza e attiva Invia promemoria email.
Come faccio a segnare il tempo di lavoro? Apri la scheda Tempo della pratica e clicca Avvia timer.
Come faccio a fare una parcella? Nella scheda Tempo clicca Crea parcella.
Dove trovo le fatture? Apri Menu → Fatture.
Come faccio a invitare un collega? Apri Menu → Impostazioni → Team e clicca Invita Socio.
Come faccio a cambiare la password? Apri Menu → Impostazioni → Profilo → Cambia Password.

Glossario

Pratica. Il fascicolo di un caso.
Scadenza. Una data da non perdere.
Termine. La data limite fissata dalla legge per un atto.
PEC. La posta elettronica certificata.
Parcella. Il conto del tuo lavoro per il cliente.
Socio. Un collega del tuo studio.
Ruolo. Cosa può fare una persona nel programma.
Doppia verifica. Un secondo codice, oltre alla password, per entrare.
Backup. Una copia di sicurezza dei tuoi dati.
Anagrafica. I dati di una persona o società: nome, contatti, codice fiscale.
Udienza. Il giorno in cui la causa si discute davanti al giudice.
Area privata. Lo spazio che vedi solo tu. Gli altri soci dello studio non lo vedono.
Parametri DM 55/2014. I valori di legge per calcolare la parcella dell'avvocato.
Cestino. Dove vanno i documenti cancellati. Puoi recuperarli prima che vengano eliminati.

Assistenza

Hai ancora un dubbio? Scrivi a postmaster@gestioo.it. Oppure apri Menu → Impostazioni → Assistenza e Supporto dentro Gestioo.